§ 1 Termin i czas trwania

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji „Badania w sektorze kultury. (Współ)tworzenie” (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 28-29 listopada 2024 r., w formie hybrydowej – stacjonarnie w Krakowie na terenie Uniwersytetu Jagiellońskiego – Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej, panele dyskusyjne Konferencji będą ponadto transmitowane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – platformy YouTube, na kanale prowadzonym przez Instytut Badań Organizacji Kultury, umożliwiającej live streaming Konferencji (zwanej dalej „Platformą”).
2. Organizatorem Konferencji jest Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, Zakład Zarządzania Kulturą Instytutu Kultury na Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej UJ, ul. Łojasiewicza 4, 30-348  Kraków (zwany dalej „UJ”) oraz stowarzyszenie Instytut Badań Organizacji Kultury – IBOK, ul. Łojasiewicza 4, 30-348  Kraków (zwane dalej „IBOK”) (zwani dalej łącznie „Organizatorem”).
3. Konferencja organizowana jest przy wsparciu merytorycznym i finansowym Priorytetowego Obszaru Badawczego Heritage w ramach Programu Strategicznego Inicjatywa Doskonałości w Uniwersytecie Jagiellońskim.
4. Opiekę naukową nad przebiegiem Konferencji sprawuje Komitet Naukowy Konferencji powołany przez Organizatora (zwany dalej „Komitetem Naukowym”), nad organizacją Konferencji czuwa Komitet Organizacyjny Konferencji powołany przez Organizatora (zwany dalej „Komitetem Organizacyjnym”).
5. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która zgłosiła chęć udziału w Konferencji w terminach wskazanych w niniejszym ustępie i w sposób, o którym mowa w § 2 Regulaminu oraz zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji, o których mowa w Regulaminie i której zgłoszenie zostało przyjęte przez Organizatora (zwana dalej „Uczestnikiem”). Rejestracja osób zainteresowanych uczestnictwem w Konferencji w formie:

• osobistego uczestnictwa czynnego odbywać się będzie do dnia 30 czerwca 2024 r.,
• osobistego uczestnictwa biernego odbywać się będzie w okresie od dnia 1 do dnia 30 września 2024 r.,
• uczestnictwa biernego online w terminie do dnia 27 listopada 2024r.

6. Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji www.badania.kultura.uj.edu.pl/konferencja (zwanej dalej „Stroną Konferencji”), w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Zmiana terminu lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji. Zmiana programu Konferencji nie stanowi zmiany Regulaminu.
9. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu dopasowania formuły Konferencji do obowiązujących w jej trakcie ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Konferencji. W odniesieniu do Uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 dni od poinformowania ich o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.

§ 2 Rejestracja udziału w Konferencji

1. Udział w Konferencji jest odpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny (zwany dalej „Formularzem”) dostępny na Stronie Konferencji, który osoba zainteresowana udziałem w Konferencji powinna wypełnić zgodnie z zamieszczonymi tam zasadami, wskazując w szczególności następujące dane: imię i nazwisko, stopień/tytuł naukowy, afiliacja, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), dane do wystawienia faktury, preferowana forma uczestnictwa w Konferencji.
2. Udział w Konferencji może przybrać następujące formy uczestnictwa (zwane dalej „Formami uczestnictwa”):

• osobistego, poprzez stawienie się przez Uczestnika w miejscu organizacji Konferencji (zwaną dalej „Formą uczestnictwa osobistego” lub odpowiednio „Uczestnikiem stacjonarnym”):
  • czynnym – Uczestnik stacjonarny prezentujący wykład lub debatujący w panelu dyskusyjnym,
  • biernym – Uczestnik stacjonarny będący wyłącznie słuchaczem,
• online, tj. poprzez udział w panelach dyskusyjnych transmitowanych w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem Platformy, do których Uczestnik uzyska dostęp poprzez link przesłany mu przez Organizatora przed rozpoczęciem Konferencji (zwaną dalej „Formą online” lub odpowiednio „Uczestnikiem online”).

Wyboru jednej z Form uczestnictwa w Konferencji, Uczestnik dokonuje zaznaczając odpowiednie pole w Formularzu.

3. Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Konferencji, terminy rejestracji i wysokość opłaty rejestracyjnej (zwanej dalej „Opłatą”) w zależności od wybranego przez Uczestnika rodzaju uczestnictwa oraz sposób uiszczenia Opłaty, zostały podane na Stronie Konferencji.
4. Z Opłaty zwolnieni są: przedstawiciele Komitetu Naukowego i Komitetu Organizacyjnego Konferencji, Władze Uniwersytetu Jagiellońskiego, przedstawiciele oficjalnych Partnerów Konferencji. Osoby zwolnione z Opłaty aby uzyskać status Uczestnika Konferencji muszą dokonać zgłoszenia udziału w Konferencji, poprzez wypełnienie Formularza udostępnionego na Stronie Konferencji, potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem i akceptację jego treści, która jest równoznaczna z udzieleniem zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie.
5. Opłacie nie podlega także Uczestnictwo online w Konferencji.
6. Uczestnictwo w Konferencji w Formie online wymaga dysponowania przez Uczestnika systemem teleinformatycznym spełniającym następujące minimalne wymagania techniczne:

• dostęp do Internetu;
• urządzenie końcowe;
• oprogramowanie umożliwiające odczytywanie plików w różnych formatach (m.in. tekstowych, dźwiękowych, graficznych, multimedialnych, wideo itp.);

7. W razie rezygnacji z udziału w Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym Organizatora poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e- mail: badania.kultury@uj.edu.pl. Rezygnacja z udziału w Konferencji będzie skutkowała brakiem zwrotu uiszczonej przez Uczestnika Opłaty.
8. Uczestnik może zadeklarować wolę wzięcia udziału w wydarzeniach towarzyszących Konferencji (zwanych dalej „Wydarzeniami towarzyszącymi”), zgłaszając osobiście taką chęć na recepcji w czasie Konferencji. Szczegółowe informacje na temat Wydarzeń towarzyszących i zasad uczestnictwa w nim zostaną podane na Stronie Konferencji. Zgłoszenie woli udziału w Wydarzeniach towarzyszących jest równoznaczne z zaakceptowaniem zasad uczestnictwa w nich.
9. W Konferencji może wziąć udział maksymalnie 582 Uczestników, w tym:

• 250 Uczestników stacjonarnych biernych,
• 32 Uczestników stacjonarnych czynnych,
• 300 Uczestników online.

10. O przyjęciu zgłoszenia osób zainteresowanych Uczestnictwem stacjonarnym biernym i Uczestnictwem online w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń. O przyjęciu zgłoszenia Uczestnictwa stacjonarnego czynnego decyduje Komitet Naukowy po weryfikacji abstraktów nadesłanych przez osoby zainteresowane Czynnym uczestnictwem w Konferencji, na zasadach, o których mowa w § 5 Regulaminu. Osoba która dokonała rejestracji uczestnictwa w Konferencji otrzyma od Organizatora wiadomość e-mail z informacją o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu jej do uczestnictwa w Konferencji w wybranej przez nią Formie Uczestnictwa.
11. Wskazane w ust. 9 powyżej limity Uczestników stacjonarnych biernych Konferencji mogą ulec zmianie w związku z sytuacją epidemiologiczną panującą w trakcie Konferencji i związanymi z nią ograniczeniami, nakazami i zakazami. O zmianie limitów Organizator niezwłocznie powiadomi na Stronie Konferencji. W razie konieczności ograniczenia liczby Uczestników stacjonarnych biernych, Organizator w ramach dostępnych limitów ponownie zakwalifikuje wyżej wskazanych Uczestników biorąc pod uwagę kolejność dokonywanych przez nich zgłoszeń. Liczba  Uczestników stacjonarnych czynnych i Uczestników online pozostanie bez zmian. Organizator poinformuje wiadomościami e-mail Uczestników stacjonarnych biernych, którzy w związku ze zmianą limitów nie będą mogli wziąć udziału Konferencji.
12. Organizator nie odpowiada za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
13. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację postanowień Regulaminu, która jest równoznaczna z udzieleniem przez Uczestnika zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie, a dla Uczestników, których udział w Konferencji jest odpłatny stanowi także zobowiązanie do uiszczenia Opłaty. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji zostaje dokonana w momencie uzupełnienia danych Uczestnika w treści Formularza oraz przesłania go przez Uczestnika wraz ze zgodami, o których mowa w § 5-8 Regulaminu, za pomocą systemu rejestracyjnego znajdującego się na Stronie Konferencji.
14. Uczestnik nabywa miejsce udziału w Konferencji z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji, po uiszczeniu Opłaty, a w przypadku Uczestników nie podlegających Opłacie, z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji.

§ 3 Ogólne zasady udziału w Konferencji

1. W trakcie Konferencji odbędą się sesje, na których prezentowane będą wykłady (zwane dalej „Wykładami”) wygłaszane przez Uczestników stacjonarnych czynnych (zwanych dalej także „Prelegentami”), panele dyskusyjne (zwane dalej „Panelami”)  podczas których Uczestnicy stacjonarni czynni zaproszeni przez Organizatora wezmą udział w debacie (zwani dalej „Panelistami”) oraz Wydarzenia towarzyszące (warsztaty, wizyty studyjne – szczegółowe zasady zgłaszania udziału i uczestnictwa w tych programach zostaną opublikowane na Stronie Konferencji). Konferencja zostanie przeprowadzona w języku polskim. Szczegółowe informacje i dokładny program Konferencji dostępny jest na Stronie Konferencji.
2. Każdy Uczestnik po zakończeniu Wykładu może zgłosić Organizatorowi wolę zadawania pytań Prelegentom. Organizator, biorąc pod uwagę planowany czas trwania Wykładów, jak również harmonogram Konferencji zdecyduje o liczbie zadawanych pytań i o ich treści.
3. Przebieg Konferencji obejmujący Formę uczestnictwa stacjonarnego zostanie utrwalony w postaci fotorelacji (zwanej dalej „Fotorelacją”), w postaci nagrania audiovideo (zwanego dalej „Nagraniem”) utrwalone zostaną Panele, które będą także transmitowane na żywo za pośrednictwem Platformy. Organizator będzie udostępniał Nagranie bezterminowo, nieograniczonemu kręgowi odbiorców, na kanale YouTube IBOK. Fotorelacja będzie  udostępniana na Stronie Konferencji,  na Stronach Organizatora UJ i IBOK oraz w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora, nieograniczonemu kręgowi odbiorców, bezterminowo.  Wydarzenia towarzyszące zostaną utrwalone wyłącznie w formie Fotorelacji, która będzie udostępniana bezterminowo, dla nieograniczonego kręgu odbiorców na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram., na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora.
4. Organizator Konferencji udostępniając Uczestnikom materiały konferencyjne, w tym księgę abstraktów (zwane dalej „Materiałami konferencyjnymi”) zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania Materiałów konferencyjnych udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych Materiałów konferencyjnych do celów komercyjnych wymaga wyrażenia uprzedniej, pisemnej zgody przez Organizatora lub przez inny uprawniony podmiot. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.
5. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:

• zakłócają przebieg Konferencji;
• podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
• podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
• podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

6. Organizator Konferencji nie ponosi odpowiedzialności za:

• nieprawidłowe lub wadliwe działanie oprogramowania wykorzystywanego przez Uczestnika online;
• brak lub przerwy w dostępie do Internetu z przyczyn leżących po stronie Uczestnika online;
• wadliwość sprzętu komputerowego wykorzystywanego przez Uczestnika online;
• nieprawidłową obsługę Platformy przez Uczestnika online;
• inne okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające uczestnictwo w Konferencji niespowodowane działaniami lub zaniechaniami Organizatora.

§ 4 Prawa i obowiązki Uczestników stacjonarnych

1. Uczestnik stacjonarny po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym swojego osobistego stawiennictwa.
2. Uczestnicy stacjonarni są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji, Uniwersytetu Jagiellońskiego.
4. Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących w dniu Konferencji zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do:

• wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
• żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Konferencji;
• wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
6. W celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Konferencji, Organizator może korzystać z monitoringu obejmującego cały teren Konferencji, jak i jego poszczególne fragmenty. Zasady stosowania monitoringu przez Organizatora określa zarządzenie nr 34 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 16 maja 2019 roku w sprawie: Regulaminu monitoringu wizyjnego na Uniwersytecie Jagiellońskim z późn. zm., dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
7. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.   

§ 5 Wykłady

1. Dokonując rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Formularza, Uczestnik może zgłosić Organizatorowi chęć wystąpienia z Wykładem  – Uczestnictwo czynne. Zgłoszenia przyjmowane są w terminie do dnia 30.06.2024 r. włącznie, do godziny 23:59.
2. Uczestnik, który zgłosił wolę wygłoszenia Wykładu, najpóźniej do dnia 30.06.2024 r., prześle Organizatorowi za pośrednictwem Formularza zamieszczonego na Stronie Konferencji, w formie cyfrowego pliku tekstowego autorski abstrakt Wykładu, który zamierza wygłosić w czasie Konferencji (zwany dalej „Abstraktem”). Najpóźniej do dnia 20.07.2024 r., Komitet Naukowy na podstawie przesłanych Abstraktów dokona wyboru prelegentów (zwanych dalej „Prelegentami”), a o pozytywnym wyniku tej kwalifikacji niezwłocznie poinformuje Uczestników, których Abstrakty zostały zakwalifikowane, poprzez przesłanie im zwrotnej wiadomości e-mail najpóźniej do dnia 20.07.2024 r. Dalszy kontakt mający na celu ustalenie szczegółów wystąpienia Prelegenta, będzie się odbywał w sposób uzgodniony przez Prelegenta z Organizatorem.
3. Podejmując decyzje, o których mowa w ust. 2 powyżej, Komitet Naukowy kieruje się własnym uznaniem oraz koniecznością zapewnienia wysokiego poziomu naukowego i różnorodności tematycznej Konferencji. Decyzja Komitetu Naukowego jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia, Uczestnikom nie przysługuje od niej odwołanie.
4. Podjęcie przez Uczestnika działań, o których mowa w ust. 1 – 3 powyżej, jest wyrazem udzielenia każdemu z Organizatorów oddzielnie, niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Abstraktu, z prawem udzielania sublicencji na rzecz podmiotów trzecich o zakresie analogicznym do zakresu licencji oraz z prawem wykonywania autorskich praw zależnych do Abstraktu i zezwalania podmiotom trzecim na wykonywanie tych praw, o zakresie i na polach eksploatacji, o których mowa w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, na cele podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu Uczestnika jako Prelegenta, przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Konferencji, opracowania Materiałów konferencyjnych, w tym książki abstraktów w formie elektronicznej która będzie udostępniana na stronie www.badania.kultura.uj.edu.pl, bezterminowo, nieograniczonemu kręgowi odbiorców. Do Abstraktu stosuje się odpowiednio postanowienia § 6 ust. 1-3 i 6 i 7 Regulaminu.
5. Osoby zaproszone przez Organizatora do udziału w Konferencji w charakterze Panelistów zobowiązane są do rejestracji uczestnictwa w Konferencji w sposób o którym mowa w § 2 Regulaminu, w szczególności do potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem, akceptacji jego postanowień, w tym udzielenia Organizatorowi licencji, zezwoleń i upoważnień, o których mowa w Regulaminie.
6. Wygłoszenie Wykładu/ udział w Panelu, jak i udzielenie Organizatorowi zezwoleń, upoważnień i licencji, o których mowa w § 5-8 Regulaminu, na Korzystanie z Abstraktu, Wykładu i wizerunku Prelegenta/ Panelisty, w zakresie i na wszystkich wskazanych tam polach eksploatacji jest nieodpłatne i następuje na cele statutowe Organizatora.
7. Udzielenie Organizatorowi zezwoleń, licencji, upoważnień, o których mowa w § 5-8 Regulaminu jest dobrowolne, ale konieczne do zaprezentowania Wykładu/ udziału w Panelu.

§ 6 Prawa autorskie

1. Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu.
2. Prelegent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego Wykładu i gwarantuje, że Wykład nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierał tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści Wykładu ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy.
3. Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi, Prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu i udzielenia Organizatorowi licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.
4. Z chwilą przystąpienia przez Prelegenta do prezentacji Wykładu, Prelegent udziela Organizatorowi (każdemu oddzielnie) niewyłącznej licencji na korzystanie z Wykładu, obejmującej publiczną prezentację Wykładu przez Prelegenta w czasie i w miejscu Konferencji, w zestawieniu z elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora, w szczególności z Wykładami innych Prelegentów, obrazem i dźwiękiem.
5. Jeżeli wygłoszeniu Wykładu towarzyszyć będzie prezentacja multimedialna lub pokaz slajdów to z chwilą przystąpienia przez Prelegenta do prezentacji Wykładu Prelegent:

• wyraża zgodę na utrwalenie prezentacji multimedialnej lub pokazu slajdów w postaci Fotorelacji – w całości lub w części, w zestawieniu z elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora;
• udziela Organizatorowi (każdemu oddzielnie) nieograniczonej terytorialnie, czasowo, ilościowo i jakościowo licencji niewyłącznej z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak licencja zakresie, na korzystanie z prezentacji multimedialnej lub pokazu slajdów utrwalonych w Fotorelacji, na polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności na udostępnienie Fotorelacji, w której się one znajdują na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram, na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora;
• upoważnia Organizatora (każdego oddzielnie) i osoby działające na jego rzecz do wykonywania praw zależnych do prezentacji multimedialnej lub pokazu slajdów utrwalanych w Fotorelacji, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa w pkt b) powyżej, oraz do zezwalania osobom trzecim na wykonywanie autorskich praw zależnych do nich o zakresie analogicznym do tego z którego korzysta Organizator.

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o Wykładzie należy przez to rozumieć także Wykład wraz z prezentacją multimedialną lub pokazem slajdów.

6. Prelegent upoważnia każdego Organizatora oddzielnie oraz podmioty, którym Organizator udzieli dalszych upoważnień, do wykonywania przysługujących mu autorskich praw osobistych do Wykładu, a w szczególności prawa do nienaruszalności treści i formy Wykładu oraz jego rzetelnego wykorzystania, decydowania o pierwszym udostępnieniu Wykładu publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z Wykładu oraz decydowania o sposobie oznaczenia autora Wykładu i zobowiązuje się do niewykonywania tych praw względem Organizatora i upoważnionych przez niego podmiotów, z tym zastrzeżeniem, że Organizator na życzenie Prelegenta i w miarę możliwości zobowiązany jest uszanować życzenie Prelegenta co do oznaczenia go jako osoby prezentującej Wykład.
7. W razie zgłoszenia przez osoby trzecie w stosunku do któregokolwiek Organizatora i/lub podmiotów działających na jego rzecz i/lub do podmiotów upoważnionych przez niego do korzystania z Wykładu i/ lub Abstraktu (zwanych dalej łącznie „Podmiotami uprawnionymi”), roszczeń mających związek z Wykładem i/ lub Abstraktem lub ich poszczególnymi elementami, Prelegent:
   • zwolni Organizatora i/ lub Podmioty uprawnione z przedmiotowych roszczeń, w zakresie w jakim zobowiązany był do nabycia od osób trzecich praw do elementów prawnie chronionych Wykładu i/lub Abstraktu, w tym autorskich praw majątkowych i pokrewnych i prawa wykonywania praw zależnych do nich i poszczególnych ich elementów oraz do uzyskania od nich zezwoleń i upoważnień, o których mowa w niniejszym paragrafie oraz w § 5 ust. 4 Regulaminu oraz
   • będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez któregokolwiek Organizatora i/lub Podmioty uprawnione z tytułu wystąpienia wobec nich z roszczeniami, o których mowa powyżej, w tym przede wszystkim, choć nie wyłącznie, za szkody związane z roszczeniem o odszkodowanie za bezprawne wykorzystanie Wykładu i/lub Abstraktu lub bezprawne wykorzystanie ich poszczególnych elementów.

§ 7 Wizerunek

1. Organizator będzie transmitował przebieg Paneli za pośrednictwem Platformy, Panele zostaną utrwalone także w postaci Nagrania, a przebieg całej Konferencji, w tym Wydarzeń towarzyszących zostanie utrwalony w formie Fotorelacji – dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji każdego Organizatora i samej Konferencji.
2. Uczestnik stacjonarny (w tym Prelegent i Panelista) deklarując w Formularzu chęć osobistego udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo, zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez:
   • przekazywanie jego wizerunku w czasie rzeczywistym na potrzeby relacji z Paneli, za pośrednictwem Platformy, z wykorzystaniem live streamingu;
   • utrwalenie wizerunku w Fotorelacji z Konferencji i w Nagraniu Paneli oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania:
     • w przypadku Fotorelacji – na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram, na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora;
     • w przypadku Nagrania – na kanale YouTube IBOK.
3. Wizerunek Uczestnika online biorącego udział w Panelach Konferencji za pośrednictwem Platformy nie będzie utrwalany, przekazywany za pośrednictwem Platformy, ani w żaden innym sposób wykorzystywany przez Organizatora.
4. Uczestnik (w tym Prelegent i Panelista) jest świadomy, że Fotorelacja i Nagranie z Konferencji zostaną udostępnione w Internecie i będą dostępne: Fotorelacja na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram, na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora, Nagranie na kanale YouTube IBOK – bezterminowo, dla nieograniczonej ilości osób.
5. W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik (w tym Prelegent i Panelista) nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i/lub Nagrania, w których został on wykorzystany oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji i/lub w Nagraniu/ transmisji za pośrednictwem Platformy, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska.
6. Organizator ma prawo upoważnić inne podmioty do korzystania z wizerunku Uczestnika (w tym Prelegenta i Panelisty) na zasadach określonych w niniejszym zezwoleniu.
7. Konferencja może być utrwalana w formie audiovideo na potrzeby Nagrania i fotografowana w postaci Fotorelacji jedynie przez Organizatora. Zakazane jest nagrywanie i wykonywanie zdjęć przez Uczestników podczas Konferencji bez uprzedniej zgody Organizatora.

§ 8 Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) Uniwersytet Jagielloński informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ.
2. Uniwersytet Jagielloński wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@uj.edu.pl lub pod nr telefonu 12 663 12 25 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.
3. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu:

a) realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji Badania w sektorze kultury. (Współ)tworzenie, a także w celu rejestracji uczestnictwa w Konferencji, przyjęcia zgłoszeń Uczestników gotowych do wygłoszenia Wykładu tj. na podstawie art. 6 ust. 1it. b RODO, na postawie umowy zawartej poprzez akceptację Regulaminu. Konferencja organizowana w dniach 28-29 listopada 2024 przez Zakład Zarządzania Kulturą Instytutu Kultury Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz stowarzyszenie Instytut Badań Organizacji Kultury – IBOK, częściowo będzie odbywać się stacjonarnie, częściowo on-line z wykorzystaniem Platformy;

b) przeprowadzenia Fotorelacji, Nagrania i live streamingu Konferencji w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, archiwizacji – w odniesieniu danych osobowych Uczestników w postaci wizerunku – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

c) zapewnienia bezpieczeństwa stacjonarnej części Konferencji  zgodnie z obowiązującym w UJ Regulaminem monitoringu wizyjnego dostępnego na stronie https://bip.uj.edu.pl/ oraz obowiązkiem informacyjnym dotyczącym przetwarzania wizerunku w monitoringu wizyjnym dostępnym na stronie https://iod.uj.edu.pl/monitoring-wizyjny  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w odniesieniu do danych z monitoringu wizyjnego

4. Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest konieczne do zawarcia umowy, uczestnictwa w Konferencji, opracowania Abstraktu i wygłoszenia Wykładu, udziału w Panelu. Podanie danych osobowych w zakresie wizerunku jest dobrowolne.
5. Dane osobowe Uczestnika mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Odbiorcami danych osobowych Uczestnika są podmioty zapewniające wsparcie informatyczne i organizacyjne w organizacji Konferencji – w tym podmiot dostarczający oprogramowanie służące rejestracji na Konferencji i live streamingu Konferencji.
7. Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
8. Dane Uczestnika przechowywane będą przez okres organizacji Konferencji oraz do czasu dokonania ostatecznego rozliczenia i zamknięcia Konferencji, a także do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy, o której mowa w ust. 3 lit. a), a w zakresie wskazanym w ust. 3 lit. b) powyżej – do czasu wniesienia sprzeciwu. Dane z monitoringu mogą być przetwarzane do 3 miesięcy.
9. Dane osobowe Uczestnika podane w Formularzu rejestracyjnym nie będą udostępniane osobom trzecim.
10. Dana osobowa Uczestnika w postaci wizerunku może zostać utrwalona na zdjęciach z Konferencji służących stworzeniu Fotorelacji oraz w Nagraniu Konferencji i przetwarzana:
    • w przypadku Fotorelacji – na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram, na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora;
    • w przypadku Nagrania – na kanale YouTube IBOK.

w sposób umożliwiający dostęp osób trzecich, na cele informacyjne, dokumentacyjne, edukacyjne, dydaktyczne, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, a także archiwizacji, w tym na potrzeby relacji z Konferencji – zgodnie z § 8 Regulaminu.

11. Dane osobowe dobrowolnie wskazane w treści Wykładu, debaty podczas Panelu przez Uczestnika, który wyraził chęć wygłoszenia Wykładu/ udziału w Panelu będą przetwarzane na ncele informacyjne i dokumentacyjne:
    • w przypadku Fotorelacji – na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora UJ i IBOK, w serwisach Organizatora – UJ i IBOK w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych – tj. Facebook, Instagram, na wydarzeniach promocyjnych każdego Organizatora;
    • w przypadku Nagrania – na kanale YouTube IBOK.
12. Uczestnik posiada prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
13. Dane osobowe Uczestnika nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.
14. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Prelegentów, Panelistów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Konferencji, z wyjątkiem zwrotu Opłaty.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
4. Wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwości ogólnej.